Glossar

Version 17.1 von Ulrich Halfter am 20.08.2025 14:48

Begriff	Erklärung
Abgebende Stelle	Bezeichnung der Organisationseinheit, welche digitale Objekte an das Archiv übergibt. Die abgebende Stelle ist häufig identisch mit dem Produzenten. Synonym wird der Begriff „abliefernde Stelle" verwendet.
Ablieferung	Gesamtmenge der (digitalen) Objekte, die innerhalb einer Übernahme vom Produzenten an das Archiv übergeben werden.
Ablieferungsverzeichnis	Ein vom Produzenten erstelltes Verzeichnis der Unterlagen, die dem Archiv nach der Bewertungsentscheidung tatsächlich zur Übernahme bereitgestellt werden.
Access	siehe Benutzung
Administration	Funktionseinheit des OAIS-Referenzmodells, die Prozesse der Fach- und Systemadministration des Digitalen Magazins umfasst. Die Administration wird von der Steuerungsstelle geführt.
Akteur	Oberbegriff für handelnde Organisationseinheiten im Digitalen Magazin.
Altdaten	Elektronisch vorliegende Daten aus einer abzulösenden IT-Fachanwendung, die in eine neue IT-Fachanwendung zu übertragen sind.
Anbietung	Prozess, bei dem abgeschlossene, nicht mehr einer Aufbewahrungsfrist unterliegende und für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigte Unterlagen vom Produzenten dem zuständigen Archiv zur Übernahme angeboten werden.
Anbietungsverzeichnis	Ein vom Produzenten erstelltes Verzeichnis der Unterlagen, die dem Archiv zur Übernahme angeboten werden. Das Anbietungsverzeichnis umfasst Metadaten zu den (digitalen) Objekten, Primärdaten sind nicht enthalten. Es unterstützt die archivische Bewertung.
Archiv	Institution mit dem rechtlichen Auftrag der Erfassung, Bewertung, Übernahme, Verwahrung (= Speicherung) , Bestandserhaltung, Erschließung, Bereitstellung und Auswertung von Archivgut. Institution, die ein Digitales Magazin unterhält.
Archival Information Package	siehe Archivpaket
Archival Storage	siehe Archivspeicher
Archivar	Mitarbeiterin oder Mitarbeiter des Archivs und Akteur im Digitalen Magazin.
Archivgut	Oberbegriff für archivwürdige Unterlagen, die ins Archiv übernommen wurden.
Archivierung	Prozess der Übernahme, Erfassung, Verwahrung (= Speicherung), Bestandserhaltung, Erschließung und Bereitstellung von Archivgut.
Archivpaket	Entsteht während des Übernahmeprozesses im Digitalen Magazin aus einem Übernahmepaket. Es entspricht einem Informationsobjekt und umfasst eine oder mehrere Repräsentationen.
Archivspeicher	Funktionseinheit des OAIS-Referenzmodells, die Prozesse zur Speicherung der Informationsobjekte bereitstellt. Der Archivspeicher des Digitalen Magazins setzt sich aus Zwischenspeicher, Langzeitspeicher und Nutzungsspeicher zusammen.
Archivwürdig	Eigenschaft von Unterlagen, die aufgrund ihres rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Wertes als Quellen für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart dienen oder die zur Rechtswahrung sowie aufgrund von Rechtsvorschriften dauernd aufzubewahren sind. SächsArchivG § 2, Abs. 3: "Archivwürdig sind Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Regierung und Verwaltung, für Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen und Institutionen oder Dritter zukommt."
Aufbewahrungsfrist	Geltende Frist, die definiert, wie lange Unterlagen nach deren Abschließen innerhalb der aktenführenden Stelle aufzubewahren sind.
Aussonderung	Anbietung von Unterlagen an das zuständige Archiv, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das Archiv bewertet die angebotenen Unterlagen und entscheidet, ob diese archivwürdig sind oder kassiert werden dürfen.
Authentifizierung	Verfahren der Überprüfung der Identität von Personen oder Systemen anhand definierter Merkmale.
Authentizität	Nachweis über die Echtheit von Daten und die eindeutige Zuordnung zum Verfasser, Ersteller und/oder Absender. Maßstab für die Authentizität sind die signifikanten Eigenschaften des Informationsobjekts.
Backup	Sicherung digitaler Daten auf einem unabhängigen Speichermedium.
Benutzer	Natürliche oder juristische Person (auch: Archivar, Produzent), die zu Forschungs- und privaten Zwecken das Archiv aufsucht. Der Benutzer recherchiert im Fachinformationssystem (Archivar ggf. zusätzlich im Digitalen Magazin), bestellt Informationsobjekte, sieht diese ein und fordert Reproduktionen an.
Benutzerdienst	Organisationseinheit des Archivs und Akteur des Digitalen Magazins.
Benutzung	Funktionseinheit des OAIS-Referenzmodells, die Prozesse zur Benutzung von Informationsobjekten bereitstellt. Über die Benutzung werden die Re- cherche und der Zugriff auf die Informationsobjekte entsprechend einem definierten Rechte- und Benutzerkonzept resp. geltender rechtlicher Regelungen für den Benutzer ermöglicht.
Bereitstellung	Prozess zur Vorlage der Informationsobjekte für den Benutzer.
Bestand	Gruppe von Archivgut, gebildet und geordnet nach Entstehungszusammenhängen des jeweiligen Archivguts.
Bestandserhaltung	Funktionseinheit des OAIS-Referenzmodells, die Prozesse und Maßnahmen zur Erhaltung der Informationsobjekte bereitstellt.
Bewertung	Vorgang zur Ermittlung archivwürdiger Unterlagen anhand archivfachlicher Kriterien. Die Bewertung richtet sich nach den Vorgaben des Sächsischen Archivgesetzes und des Bundesarchivgesetzes.
Bewertungskatalog	Vom zuständigen Archiv im Vorfeld einer Übernahme erarbeitete Bewertungsentscheidung auf Aktenplanebene, die im Quellsystem, z. B. Dokumentenmanagementsystem/ Vorgangsbearbeitungssystem hinterlegt wird.
Bewertungsverzeichnis	Erweitertes Anbietungsverzeichnis, das die Bewertungsentscheidung des Archivars als Vermerk enthält.
Data Management	siehe Datenverwaltung
Datei	Elektronische Ausprägung inhaltlich zusammengehöriger Daten, welche auf einem beliebigen Speichermedium gespeichert werden können.
Dateisammlung	Eine zusammengehörige Menge von Dateien, die in strukturierter oder unstrukturierter Form vorliegen.
Daten	Oberbegriff für alle Informationen, die von elektronischen Medien gelesen, elektronisch verarbeitet oder auf elektronischen Medien gespeichert werden können.
Datenbank	Fachanwendung, die in sich strukturierte Daten verwaltet und selektiert ausgeben kann.
Datenschutz	Gesetzlich definierter Handlungsrahmen, in dem personenbezogene Daten erfasst, verwendet und gespeichert werden dürfen.
Datenverwaltung	Funktionseinheit des OAIS-Referenzmodells, die Prozesse zur Verwaltung der Informationsobjekte und Metadaten bereitstellt.
Digitale Objektart	Gruppe von digitalen Objekten mit identischen Eigenschaften, z. B. E-Akten, Dateisammlungen.
Digitales Magazin	Organisation (bestehend aus Personen und technischen Systemen), die die Verantwortung für die Archivierung von Unterlagen in digitaler Form übernommen hat.
Digitales Objekt	Logisch abgegrenzte Einheit digitaler Daten in einem System, die ein Informationsobjekt bildet.
Dissemination Information Package	siehe Nutzungspaket
E-Akte	Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher elektronisch geführter Dokumente und Vorgänge mit eigenem Aktenzeichen und eigener Inhaltsbezeichnung, die bei der Erledigung einer Sache in einem Dokumentenmanagement- oder Vorgangsbearbeitungssystem entstehen. Digitale Objektart im Digitalen Magazin.
Erschließung	Ordnung und Verzeichnung von Metadaten zu einer Verzeichnungseinheit bzw. einem digitalen Objekt und seiner Bestandteile zur Identifikation, Beschreibung und Kontextherstellung.
Fachanwendung	Software zur Erfüllung einer spezifischen Fachaufgabe des Produzenten.
Fachinformationssystem	Fachanwendung zur Abbildung der archivischen Aufgaben: Übernahme, Magazinierung, Bestandserhaltung, Erschließung, Bereitstellung und Benutzung.
Findmittel	Verzeichnis erschlossener Beständen des Archivguts, z. B. ein Findbuch.
Formatkonverter	Tool für die Konvertierung bzw. Migration von Dateien in andere Dateiformate, bspw. Archivierungsformate.
Hashfunktion	Algorithmus, der ein digitales Objekt automatisch mit einer eindeutigen Prüfsumme (Hashwert) versieht.
Hashwert	Wert für ein digitales Objekt, der durch eine Hashfunktion erzeugt wurde.
Informationsobjekt	Einheit im Digitalen Magazin, die einen logisch abgegrenzten Inhalt bestehend aus Daten darstellt. Für digitale Ausprägung eines Informationsobjektes wird synonym „Digitales Objekt“ verwendet.
Ingest	siehe Übernahme
Integrität	Vollständigkeit und Unversehrtheit von Daten, d. h. dass diese weder absichtlich noch unabsichtlich noch durch einen technischen Fehler verändert oder zerstört wurden.
Kassation	Datenschutzgerechte Vernichtung der vom zuständigen Archiv als nicht archivwürdig bewerteten Unterlagen; erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen und nach der Anbietung an das Archiv.
Konvertierung	Wechsel des Dateiformats digitaler Unterlagen, bspw. mit Hilfe eines Formatkonverters.
Langzeitspeicher	Komponente des Archivspeichers, welche für die dauerhafte Speicherung der Archivpakete eingesetzt wird.
Lesbarkeit	Möglichkeit zur Interpretation digitaler Unterlagen.
Mapping	Verfahren, das Metadatenelemente einer Datenstruktur nach vorgegebenen Regeln in eine andere Datenstruktur überträgt.
Metadaten	Metadaten sind Daten, die andere Daten beschreiben.
Migration	Austausch oder Wechsel von Softwareumgebung, Hardware oder verwendetem Dateiformat.
Monitoring	Bereich eines Systems, über den alle Fachprozesse überwacht und ggf. in diese eingegriffen werden bzw. diese gesteuert werden können. Die Steuerungsstelle ist für den Bereich Monitoring des Digitalen Magazins verantwortlich.
Nutzungspaket	Benutzerbezogene Sicht auf das Archivpaket, das entsprechend den Nutzungsrechten im Prozess Benutzung erzeugt und dem Benutzer des Archivs vorgelegt wird.
Nutzungsspeicher	Komponente des Archivspeichers, welche für die mittelfristige Speicherung der Nutzungspakete eingesetzt wird.
Original	Die von den abgebenden Stellen an das Archiv übergebenen digitalen Unterlagen. Sie werden unverändert im Digitalen Magazin archiviert. Auch bei durchgeführten Erhaltungsmaßnahmen bleiben die originalen Unterlagen erhalten.
Preservation Planning	siehe Bestandserhaltung
Primärdaten	Vom Produzenten erstellte Unterlagen. Informationen, die zusammen mit Metadaten ein digitales Objekt bilden.
Produzent	Organisationseinheit, die Primärdaten erstellt. Der Produzent fungiert i. d. R. als abgebende Stelle, die dem Archiv archivwürdige Originale der digitalen Objekte zur Archivierung übergibt.
Registratur	Organisationseinheit für die Verwaltung von Schriftgut in Behörden.
Repräsentation	Eine Erscheinungsform eines digitalen Objektes, die alle Daten enthält, um ein Informationsobjekt vollständig darzustellen.
Reproduktion	Eine Vervielfältigung eines Informationsobjektes bzw. eines Teils eines Informationsobjektes, die dem Benutzer für seine Zwecke vom Archiv zur Verfügung gestellt wird. Zur Kenntlichmachung ihres Kopiecharakters besitzt eine Reproduktion rechtliche Hinweise und Markierungen.
Schriftgut	Gesamtheit der bei einer aktenführenden Stelle im Rahmen der Aufgabenerfüllung bzw. Geschäftstätigkeit erstellten oder empfangenen Dokumente unabhängig von Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.
Schutzbedarf	Grad der notwendigen Maßnahmen zum Schutz gespeicherter digitaler Unterlagen gem. IT-Grundschutzkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.
Schutzfrist	Frist nach Entstehung von Archivgut, während der dieses einer Benutzungsbeschränkung unterliegt. Für Archivgut, in dem personenbezogene Daten enthalten sind, gelten besondere Schutzfristen. Die Schutzfristen sind in den Archivgesetzen des Bundes und der Länder bzw. Benutzungsordnungen geregelt. Sie können in besonderen Fällen auf Antrag verkürzt werden.
Signatur (elektronisch)	Elektronische Daten, die der Authentifizierung sowie Authentitäts- und Integritätsprüfung von anderen elektronischen Daten (den Nutz- oder Ursprungsdaten) dienen. Die elektronische Signatur kann den Nutzdaten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft werden.
Signifikante Eigenschaften	Eigenschaften digitaler Objekte, die für den Erhalt der von ihnen repräsentierten Informationsobjekte unter Gewährleistung von Integrität und Authentizität relevant sind.
Speicherung	Sicherung von digitalen Objekten im Archivspeicher des Digitalen Magazins.
Steuerungsstelle	Akteur im Digitalen Magazin, eng mit der OAIS-Funktionseinheit Administration verknüpft.
Submission Information Package	siehe Übernahmepaket
Übernahme	Funktionseinheit des OAIS-Referenzmodells, die Prozesse des Transfers der Informationsobjekte vom Produzenten zum Archiv, die Transformation in Archivpakete sowie die Aufnahme in das Digitale Magazin bereitstellen.
Übernahmeart	Vorgehensweise zur Übernahme von bestimmten digitalen Objekten bzw. einer bestimmten Ablieferungsart in das Digitale Magazin.
Übernahmepaket	Enthält die von der abgebenden Stelle an das zuständige Archiv zu übergebenden digitalen Objekte. Die Struktur des Übernahmepakets richtet sich nach den Vorgaben des Archivs.
Übernahmeverzeichnis	Verzeichnis der vom zuständigen Archiv tatsächlich übernommenen Unterlagen. Es wird während der Übernahme im Digitalen Magazin erstellt.
Unterlagen	Archivrechtlicher Oberbegriff für die vom Produzenten, unabhängig vom Datenträger erstellten Aufzeichnungen.
Validierung	Prüfung der technischen Eigenschaften von Meta- und/oder Primärdaten auf Übereinstimmung auf Basis einer definierten Regel oder eines definierten Schemas.
Verfügbarkeit	Möglichkeit, auf gespeicherte digitalen Unterlagen in einer angemessenen Zeit zuzugreifen.
Vertraulichkeit	Schutz vor unberechtigter Kenntnisnahme von Unterlagen zur Sicherung personenbezogener, geschäftsrelevanter oder sonstiger Daten.
Verzeichnungseinheit	Archivgut in jeder physikalischen Form, das als Einheit innerhalb eines Bestandes mit eigener Identifikation durch die nur einmal vorhandene Signatur und dazu gehörigen Verzeichnungsangaben im Findmittel behandelt wird. Erschließungseinheit im Fachinformationssystem.
Viewer	Software zur Ansicht digitaler Objekte.
Zwischenspeicher	Komponente des Archivspeichers, welche für die kurzfriste Speicherung der Übernahmepakete eingesetzt wird.